Le système de conférence le plus basique se compose d'un microphone, d'un amplificateur, de haut-parleurs et de dispositifs d'affichage de bureau (tels que des terminaux intelligents de bureau et des moniteurs LCD). La combinaison de ces appareils constitue un système de conférence, servant à transmettre le son, à afficher des informations et à amplifier le son, permettant aux utilisateurs de voir, d'entendre et de parler.
Avec les progrès technologiques et les exigences fonctionnelles croissantes, en particulier l'utilisation généralisée des ordinateurs et des réseaux, la portée des systèmes de conférence s'est élargie. Il comprend désormais le vote/élection/délibération, la vidéoconférence, la vidéoconférence à distance, la conférence téléphonique, l'interprétation simultanée et les affichages de bureau. Ce sont les éléments fondamentaux d'un système de conférence moderne, et une série de dispositifs connexes ont vu le jour, tels que le contrôle central, le contrôle de la température, le contrôle de l'éclairage, le contrôle du son et le contrôle de la puissance. Poussé par le développement technologique moderne, un système de conférence est désormais défini comme un ensemble complet de matériels et de logiciels liés aux réunions.
